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宛先のアドレスは正確に入力しましょう。メールは手軽に情報を伝えることができる反面、情報漏洩につながりやすいのでくれぐれも注意してください。万一、誤送信などで異なる第三者に情報が漏れてしまった場合は、会社に多額の損害を与えることにもなりかねません。一度名刺交換した方は、すぐにアドレス帳に「株式会社○○ △△様」などと入力しておくとよいでしょう。 |
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複数の人に同時に同じ内容のメールを出す際は、CCやBCCが便利。特に、BCCは送信先の名前とアドレスを隠すことができるので、個人情報保護法対策にもなります。 |
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受信者が最初に目にするのは、送信者と件名。メールには本文内容が分かるように適切で簡潔な件名をつけましょう。 |
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件名にメール本文のキーワードを含め、見るだけで本文の内容が推測できればベスト。日々多くのメールを受け取る受信者が、今すぐ読むべきかの判断材料となるだけでなく、後々の検索にも便利です。 |
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社外宛のメールの場合、本文の最初に「○○株式会社 ○○様」と宛先を明記し、次に「株式会社○○の○○です」と名乗ります。用件に入る前に「いつもお世話になっております」などと簡単な挨拶を入れましょう。 |
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挨拶に続いて用件に入りますが、要件を簡潔に、結論から書くとわかりやすくなります。 |
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本文は１行を35文字以内で改行し、段落ごとに１行空けるなど、読みやすくする工夫を心がけましょう。 |
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本文に華美な装飾や凝ったレイアウトは不要です。 |
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メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名を入れます。 |
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事前に先方のパソコン環境を確認しましょう
当然ですが、先方のパソコンに対応するソフトがなければ添付ファイルを開くことができません。あらかじめパソコン環境の確認をとっておきましょう。 |
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容量の大きなファイルは圧縮を
容量の大きな添付ファイルは、相手先で受信できない場合があります。容量が大きくなりそうな場合は、圧縮してから送りましょう。 |
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覚えのないファイルはむやみに開けない！
コンピューターウイルスに感染する危険があります
メールの添付ファイルにはウイルスが潜んでいる危険性があります。
ウイルスチェックソフトを事前にダウンロードしておき、チェックが済んでいないファイルは安易に開かないようにしましょう。万が一、パソコンがウイルスに感染すると、ハードディスクが破壊されたり、ウイルスメールを多数発信してしまいます。会社の信用問題にもなりかねませんので、十分気をつけましょう。 |
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