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MISSION5 Eメール&FAXを制覇せよ!
文書や書類によるビジネスコミュニケーションは、いまやEメールやFAXがメイン。日常的に使用するものだけに、基本的なマナーが身についていないと、目につきます。
また、相手に失礼のないのはもちろんですが、EメールやFAXでは特に『可読性』ということを意識しましょう。
入社するとわかりますが、会社では日々多くのメールやFAXと接するため、一目見ただけでおおよその内容がわかる“読みやすさ”も大事な要素なのです。
Eメールの基本マナー FAXの基本マナー
Eメールの基本マナー
a.アドレスは正確に入力
宛先のアドレスは正確に入力しましょう。メールは手軽に情報を伝えることができる反面、情報漏洩につながりやすいのでくれぐれも注意してください。万一、誤送信などで異なる第三者に情報が漏れてしまった場合は、会社に多額の損害を与えることにもなりかねません。一度名刺交換した方は、すぐにアドレス帳に「株式会社○○ △△様」などと入力しておくとよいでしょう。
複数の人に同時に同じ内容のメールを出す際は、CCやBCCが便利。特に、BCCは送信先の名前とアドレスを隠すことができるので、個人情報保護法対策にもなります。
b.内容がわかる件名をつける
受信者が最初に目にするのは、送信者と件名。メールには本文内容が分かるように適切で簡潔な件名をつけましょう。
件名にメール本文のキーワードを含め、見るだけで本文の内容が推測できればベスト。日々多くのメールを受け取る受信者が、今すぐ読むべきかの判断材料となるだけでなく、後々の検索にも便利です。
c.本文の書き方
社外宛のメールの場合、本文の最初に「○○株式会社 ○○様」と宛先を明記し、次に「株式会社○○の○○です」と名乗ります。用件に入る前に「いつもお世話になっております」などと簡単な挨拶を入れましょう。
挨拶に続いて用件に入りますが、要件を簡潔に、結論から書くとわかりやすくなります。
d.本文は読みやすくする工夫を
本文は1行を35文字以内で改行し、段落ごとに1行空けるなど、読みやすくする工夫を心がけましょう。
本文に華美な装飾や凝ったレイアウトは不要です。
メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名を入れます。
注意 ファイルを添付する際の注意点
事前に先方のパソコン環境を確認しましょう
当然ですが、先方のパソコンに対応するソフトがなければ添付ファイルを開くことができません。あらかじめパソコン環境の確認をとっておきましょう。
容量の大きなファイルは圧縮を
容量の大きな添付ファイルは、相手先で受信できない場合があります。容量が大きくなりそうな場合は、圧縮してから送りましょう。
覚えのないファイルはむやみに開けない!
コンピューターウイルスに感染する危険があります

メールの添付ファイルにはウイルスが潜んでいる危険性があります。
ウイルスチェックソフトを事前にダウンロードしておき、チェックが済んでいないファイルは安易に開かないようにしましょう。万が一、パソコンがウイルスに感染すると、ハードディスクが破壊されたり、ウイルスメールを多数発信してしまいます。会社の信用問題にもなりかねませんので、十分気をつけましょう。
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FAXの基本マナー
1.FAX送信時の注意点
FAXの番号を間違えないように、送る前によく確認しておきましょう。Eメールと同様、万一、誤送信などで異なる第三者に情報が漏れてしまった場合は、会社に多額の損害を与えることにもなりかねません。
FAXは目的の相手に届くまでに第三者が文書の内容を目にすることになります。情報漏洩の原因となりますので、機密文書は送らないように注意しましょう。
大量の枚数を送る時には、前もって先方に電話をしておきましょう。
《FAX送信状》
送信状には「送信日、宛先の会社名・部署名・個人名、送信側の会社名・部署名・個人名・電話番号、送信枚数(表紙を含めて○枚)など」を記入し、簡単な挨拶文も書いておきましょう。また、送った文書・資料の内容や連絡事項を書いておくのもよいでしょう。
2.FAX受信時の注意点
FAXを受信した際は、送られてきた書類の枚数がそろっているか、文字や図表が判別できるかを確認しましょう。
重要度の高い文書については送信元に
無事に届いた旨の連絡をしておきましょう。
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