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MISSION2 訪問を制覇せよ!
社会人ともなると、打ち合わせや商談など、取引先の会社を訪問することは日常茶飯事。
他社を訪問する時は、「会社の代表」として自覚を持ち、責任のある行動をとることが重要です。先方との商談をうまく進めるためにも、訪問のマナーは必ず押さえておきましょう。
1.アポイントメント
電話の場合
モデルトーク
訪問の目的・要件、訪問者の人数、訪問の日時(通常は、先方に合わせます)を明確に伝えましょう。
この時、できれば第二、第三候補まで用意しておくとよいでしょう。
アポイントから訪問日に間が開いた場合は、念のため訪問前日に確認の電話を忘れずに。
Eメールの場合
モデル文章
件名は内容がひと目でわかるようにつけます。
必ず宛名をつけます。
簡単なあいさつ言葉を入れます。
原則1メールに用件は1件とする。
必ず署名を入れます。  Eメールの書き方はMISSION5 Eメール&FAXを制覇せよ!
2.受付
時間厳守が鉄則
約束の時刻の15分前には先方に到着するのがベスト。ただし、早すぎる訪問も先方にとっては迷惑なもの。相手を急かすことにもなりかねません。
10分以上遅れる場合には、早めに相手にその旨を連絡しましょう。
モデルトーク
受付の際は
社名と名前を名乗り、訪問相手の部署・名前とともに、アポイントメントがある旨を伝え、取次を依頼します。
取次後は、受付の指示にしたがいます。
受付がない場合などは、入り口付近の方に取次を依頼しましょう。
3.訪問先での対応
訪問相手を待つ場合のマナー
応接室に案内されたら、相手の方に「どうぞ」と椅子を勧められてから、着席します。
面談の相手が現れたら、すぐに立ち上がってあいさつし、初めての場合は名刺交換を行います。
名刺交換は、訪問者から先に名刺を出すのがポイント。
名刺交換のマナーは MISSION3 名刺交換を制覇せよ!
 
談話中のマナー
担当者が来たら立ち上がり、ハキハキした声で挨拶をします。
灰皿が備えられている場合でも、タバコは原則として吸わないのがマナーです。
お茶を出されたら、軽く会釈し、勧められてからいただきます。
4.訪問先を出る
辞去の際のマナー
応用件が済んだら、訪問者側がタイミングを見計らって切り上げるようにします。
その際、「本日はありがとうございました」と挨拶を述べるのを忘れないようにしましょう。
見送りを受ける場合は、応接室の入り口やエレベーター前などで「こちらで結構でございます」とあいさつして辞去します。
帰りの受付では、軽い会釈とあいさつを行うと相手の印象も変わってきます。
5.帰社してから
訪問後のフォロー
帰社後は、すみやかに上司に訪問の結果を報告します。
名刺を受け取った場合には、担当者の簡単な特徴やお会いした日時、場所などを書きこんでおくと、次に会うときも人となりを思い出すことができます。
案件によっては、先方に改めて電話やメールなどでのお礼をすると、印象アップにつながります。
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